🚀 Loslegen mit aula

Wichtig: Diese Anleitung richtet sich an Schulen, die die Software auf den aula-Servern verwenden.

Kurz erklärt Hier erfährst du, wie du die Schul-Instanz aufsetzt und welche ersten Schritte du durchführen musst.

Die ersten beiden Nutzer*innen

Jede Instanz die von aula bereitgestellt wird, generiert zunächst zwei Nutzer*innen den Tech-Admin und den Admin (mehr über die Rollen erfährst du hier). Deshalb benötigt aula zu Anfang zwei Personen, die diese Rollen übernehmen und ihre zugehörigen Email-Adressen, um die Instanz freigeben zu können.

💡 Als Instanz bezeichnet man eine einzelne Version einer Software, die auf einer Vorlage basiert.

Die E-Mail mit alle notwendigen Informationen:

Die beiden Nutzer*innen erhalten im Anschluss eine E-Mail in der sich die wichtigsten Informationen befinden:

• Schulcode: Jede Instanz hat ihren eigenen Code
• Benutzername
• Link für das Erstellen eines neuen Passworts (magic link)

Die ersten Schritte:

Nutzer ohne E-Mail Addresse

1. Gehe auf neu.aula.de
2. Dort wirst du zuerst nach deinem Schulcode gefragt.
3. Nachdem du den Code eingegeben hast, wird er automatisch in deinem Browser gespeichert.
4. Gib dein Benutzername und das temporäres Passwort ein.
5. Nun kannst du ein neues Passwort festlegen und "Bestätigen".
6. Zum Schluss kannst du dich mit dem neuen Passwort einloggen.

Nutzer mit E-Mail Addresse

1. Klicke auf den Passwort-Link den du bekommen hast.
2. Nun kannst du ein neues Passwort festlegen und bestätigen.
3. Jetzt kannst du dich mit dem neuen Passwort einloggen.

Du benötigst den Schulcode wenn du dich auf einen anderen Gerät einloggst.

Geschafft!

Die Grundlage schaffen: Räume anlegen

Um die Struktur der Schule – wie z.B. verschiedene Jahrgänge – in aula abbilden zu können, müssen von den Administrator*innen Räume angelegt werden.

Einen Raum erstellen

1. Gehe im Menü auf "Räume".
2. Klicke auf "Raum hinzufügen".
3. Richte den Raum ein:
   1. Gebe einen Namen für den Raum ein.
   2. Optional: Füge eine Beschreibung zum Raum hinzu.
   3. Optional: Wähle ein Beispiel Bild aus.
   4. Optional: Füge einzelne Benutzer*innen hinzu. (Beachte, dass du mit dem CSV Import auch mehrere Benutzer*innen hinzufügen kannst– siehe den nächsten Schritt).
4. Bestätige deine Eingaben durch das Klicken auf "Bestätigen".

Mehrere Benutzer*innen mit CSV Tabellen anlegen

Wichtig: Bevor du diesen Schritt gehen kannst, musst du Räume erstellt haben

💡 Wenn du zum ersten Mal alle Benutzer*innen für eure Schule in aula anlegen möchtest, ist es am einfachsten, die CSV-Importfunktion zu nutzen. Wir empfehlen, zunächst einen Test-Nutzer*in anzulegen, bevor die gesamte Schule hinzugefügt wird. So kannst du dich mit dem Onboarding neuer Benutzer*innen vertraut machen.

Mit dieser Funktion kannst du mehrere Benutzer*innen auf einmal erstellen – z.B. eine ganze Klasse – und ihnen direkt den richtigen Raum (z. B. Klasse 7a) und eine Rolle (z. B. Nutzer*in oder Supermoderator*in) zuweisen.

Am besten hast du für jede Klasse eine eigene CSV-Tabelle, in der die benötigten Benutzerdaten(s.u.) der Schüler*innen stehen. Diese Tabellen kannst du dann nacheinander hochladen, um alle Benutzer*innen systematisch zur Plattform hinzuzufügen.

💡 CSV ist ein offenes Dateiformat, das du problemlos mit Microsoft Excel oder anderen Office-Produkten erstellen kannst.

Benutzerdaten für den CSV-Importer

Um den CSV-Importer zu verwenden, müssen die Spalten in einem bestimmten Format vorliegen. Als Referenz kannst du eine Beispieldatei direkt in der CSV-Importer-Oberfläche herunterladen.

Zu Anfang kannst du den echten Namen eines Benutzenden auch in die ersten drei Spalten einfügen.

Anzeigename	Echter Name	Benutzername	E-Mail (optional)	Über mich (optional)

Anleitung zur Nutzung des CSV-Importers

1. Klicke in der Menüleiste "Konfigurationen".
2. Vermutlich musst du in der Ansicht etwas herrunterscrollen, dann siehst du einen Button mit "Benutzer".
3. Klicke im ausgeklappten Menü auf Datei-Upload.
4. Wähle die CSV-Datei (Format: UTF-8) aus, die der oben genannten Formatvorlage entspricht.
5. Nach der Auswahl der Datei siehst du eine Vorschau aller Benutzer*innen, die mit dieser Datei importiert werden.
6. Wähle eine Benutzerrolle aus, die auf alle Benutzer*innen in der Vorschau angewendet wird.
7. Wähle einen oder mehrer Räume aus, in dem die Benutzer*innen mit dieser Rolle hinzugefügt werden sollen.
8. Optional: Kannst du einen bestimmten Zeitpunkt terminieren, wann die Onboarding-Email verschickt werden soll. Klicke dazu auf das Feld "Einladungsdarum für neue Benutzer"
9. Klicke auf Bestätigen.
10. Optional: Überprüfe im Benutzermenü, ob der Import erfolgreich war.

Die erste Idee erstellen

Nach dem du jetzt Räume, Rollen und Nutzer*innen erstellt hast kannst du auch schon loslegen und (probeweise) eine erste Idee erstellen.

1. Gehe in einen beliebigen Raum den du erstellt hast.
2. Klicke auf das Symbol mit der grünen Glühbirne.
3. Fülle die folgenden Felder aus:

• Titel (Pflichtfeld): Gib deiner Idee einen Titel.
• Inhalt (Pflichtfeld): Beschreibe deine Idee im zweiten Feld ausführlich.
• Kategorie (Optional): Wähle eine passende Kategorie für die Idee aus.
• Status (Pflichtfeld): Der Status sollte in den meisten Fällen auf „Aktiv“ gesetzt bleiben.

1. Bestätige deine Eingaben, um die Idee zu erstellen.

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Du hast deine erste Idee erstellt! 🎉